El correcto uso del correo electrónico

Escribir hoy en día sobre una herramienta como el correo electrónico puede parecer antediluviano, pero he de reconocer que con el paso del tiempo sigue siendo una de las utilidades de Internet que más aprecio. Ya en el año 1993, cuando empecé a conectarme a Internet desde casa, y al año siguiente en la universidad, tuve muy claro que el correo electrónico era una herramienta fabulosa. Ni newsrdr, ni gopher, ni lynx… el correo electrónico siempre me pareció de lo más útil.

La razón era muy sencilla, me permitía conectarme e intercambiar información con otras personas de forma planificada, reflexionando sobre el contenido, lo hacía cuando quería sin interrumpir a nadie (como puede suceder con el teléfono) y el destinatario contestaba cuando quería (si quería). Muy útil con personas que viven en otras franjas horarias.

Obviamente, al llevar esta herramienta al marco del trabajo se convierte en una utilidad poderosa si está bien empleada. Sorprende ver correos tan mal escritos a estas alturas, pero sucede que como es un herramienta tan sencilla de utilizar, se omite en las empresas el seguir unas directrices elementales o proporcionar unas normas de etiqueta (netiqueta o netiquette). Es muy importante no mezclar conceptos: el correo que escribes a tu amigo generalmente no se debe parecer al correo que escribes a un cliente. Por eso, no está mal repasar algunos conceptos básicos:

• El correo electrónico tiene unos destinatarios, éstos son los auténticos receptores del mensaje, y se ponen en el “Para“. Las personas que van en “Cc” (Copia carbón) son personas a las que mantenemos al tanto de lo que estamos tratando, pero no están obligadas ni a contestar al correo ni a suponer que tienen que realizar ninguna acción al respecto, si este fuese el caso debería estar en el “Para”. En este sentido sorprende la confusión que existe al respecto y muchas veces surgen malentendidos por este mismo hecho.
• Ojo con el campo “Cco” (Copia carbón oculta) que puede jugar malas pasadas. Aunque sean personas ocultas que reciben información, pueden responder a tu correo a todo el mundo y entonces se descubre que estaban en copia oculta, con lo cual dejamos expuesto al remitente del correo original.
• El correo electrónico tiene un asunto. Este campo es de vital importancia saber rellenarlo correctamente. Es un campo útil, pues permite filtrar a quien recibe el correo si el mensaje tiene importancia o no, si es urgente o no (aunque existe otro campo para este propósito) y permite indexar y realizar búsquedas. Es realmente triste recibir correos electrónicos en el trabajo con este campo vacío.
• Dado el creciente número de correos electrónicos que se pueden recibir a lo largo del día, y teniendo en cuenta que es un servicio “gratuito”, debemos considerar cuándo se debe mandar un correo electrónico y cuándo no. Que sea “gratis” no significa que el tiempo de los demás sea infinito.
• Un correo electrónico en el trabajo no deja de ser una herramienta más, por eso el cuerpo del mensaje debe cumplir una serie de formalismos que lamentablemente se olvidan:
  • El mensaje debe contener un saludo. No tiene porque ser extremadamente formal, pero debe comenzar con un saludo. Muchas veces un simple “Buenos días” u “Hola” bastan, sobre todo si se conoce a la persona. Si no se conoce a la persona entonces es mejor elegir una fórmula de cortesía (Estimado Sr/Sra X, etc.).
  • El mensaje debe contener una frase de despedida. Para el 90% de los casos vale “Un saludo” o “Saludos”, pero si el correo es más formal se debe optar por una fórmula de cortesía (“Atentamente”, “Cordialmente”, etc.).
  • Es importante no olvidar tener una firma al final del mensaje donde aparezcan:
    1. Nombre y apellidos
    2. Teléfono/s de contacto
    3. Dirección de correo electrónico (sí, aunque sea redundante)
    4. Dirección postal
    5. Nombre de la empresa y si es posible el logo
    6. Opcionalmente se puede poner el cargo y/o el departamento

• No hay que confundir un correo electrónico con un sistema de mensajería instantánea. Si envías un correo, no esperes que te contesten al siguiente minuto, si esa es tu necesidad, utiliza otro medio (por ejemplo, el teléfono).

Existen muchas otras normas de etiqueta que se deben cumplir, pero no son el objetivo de este post. Lo que sí que es importante es que si de cara al trabajo del día a día entre el equipo se deberían respetar estas convenciones, de cara al resto de la empresa y especialmente de cara al exterior (clientes, partners, etc.) es fundamental y no admite excusa. Hay que saber modular y tratar correctamente con quién te estás comunicando. Como gestor de equipos es tu responsabilidad asegurarte de que tu equipo lo hace correctamente, y por lo tanto, la imagen del mismo y de la empresa son adecuados.

Por último, y no menos importante, todo lo que se envía en un correo electrónico queda registrado. Una vez que has hecho clic sobre el botón de “enviar” no puedes echarte atrás. Es muy obvio lo que comento, pero también muy traicionero. Soy el primero que se ha equivocado en alguna ocasión escribiendo un correo electrónico incendiario, que una vez pasadas las horas, me he arrepentido gravemente de haberlo enviado. Y no menos importante y fuera de tu control, es que un correo electrónico que has enviado se puede reenviar a otros destinatarios sin tu conocimiento y tantas veces como se quiera.

Piensa: ¿tu equipo utiliza el correo electrónico de la manera adecuada?

(imagen de ideagirlmedia)