Cómo ser un buen gestor de equipos

marzo 14, 2010

Las reuniones de seguimiento

Filed under: Operación — Alberto MSH @ 11:35
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Si gestionas un equipo es una excelente idea hacer reuniones de seguimiento periódicas. Estas reuniones permiten juntar a todo el equipo y poner sobre la mesa el estado de los proyectos, clientes, etc. así como planificar las acciones futuras, especialmente a corto y medio plazo.

Las reuniones de seguimiento se pueden hacer como cada uno entienda que es mejor para la dinámica del equipo, pero es importante tener en cuenta los siguientes puntos para que sean útiles:

  • Todo el personal relevante del equipo debe asistir a las reuniones de seguimiento sin falta, idealmente de forma presencial, pero también se pueden utilizar audio/teleconferencias para aquellas personas que no estén en la oficina; si el equipo es pequeño (menos de 20 personas), éste debería asistir al completo
  • Se debe mantener siempre la reunión a la misma hora y el mismo día
  • La reunión es de seguimiento, no es para debatir, por lo tanto debe ser corta en duración (dependerá del tamaño del equipo y de los proyectos en marcha); si alguien quiere debatir se le emplaza a otra reunión para tratar ese punto concreto
  • El personal debe asistir con la información preparada
  • Como líder debes conducir la reunión, no acapararla; es buena idea dar la oportunidad a la mayor cantidad de personas a que se expresen brevemente si tienen algo que contar y que es relevante para el equipo

A mí personalmente me gusta hacer las reuniones de seguimiento los lunes por la mañana, a primera hora si es posible, y que duren como mucho una hora. Es curioso porque este punto me ha llevado a cierta controversia en varias ocasiones. Por ejemplo, hay gente a la que le cuesta madrugar, pero si cambias la hora de las 9:00 a las 11:00 entonces también viene mal porque “parte la mañana”. Hay otras personas que prefieren hacer las reuniones los viernes, porque así lo ven como un resumen de lo que ha pasado durante la semana, mientras que yo prefiero utilizar las reuniones de seguimiento con el doble propósito de revisar lo que ha ocurrido y sobre todo planificar a corto plazo.

Además del estado de los proyectos/clientes, los siguientes temas se deben revisar en estas reuniones:

  • Vacaciones: estado de las mismas, quién se va y quién vuelve, quién se queda de respaldo, etc.
  • Formación: quién va  a asistir a formación, cuánto tiempo le va a dedicar, quién se quedará de respaldo, documentación que se ha traído de la formación a la que se ha asistido, etc.
  • Comunicación corporativa: aprovecha para comunicar oficialmente cualquier información que se haya discutido al nivel de management y que sea pública

Por último recuerda que cuando tú no estés en la oficina (vacaciones, enfermedad, desplazado en cliente, etc.) las reuniones de seguimiento se deben hacer igualmente. Deberás por lo tanto delegar la responsabilidad en una persona del equipo que después te reportará lo acontecido en la misma.

Piensa: ¿cómo y cuándo realizas tus reuniones de seguimiento? ¿son eficaces?

(imagen de Lumaxart)

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2 comentarios »

  1. Yo creo que sí, tengo varias reuniones de seguimiento cada semana, con distintos equipos, pero siempre son un día y a una hora fijas, pues eso hace que siempre sepas que debes reservar los lunes de 11 a 12 para ello, por ejemplo.

    En mi caso particular, creo que están altamente justificadas (y ya me echaron la bronca por saltarme alguna) pues en mi trabajo somos bastante autónomos y si no es por esto, nadie sabría nada de lo que hacen los demás.

    Sobre la preparación de este tipo de reuniones, siempre procuro tener “algo”, pero reconozco que no me gustan que sean los lunes a primera hora, pues al final eso me causa prepararla los domingos (al ser el lunes a primera hora no da tiempo)… Quizás debería prepararla los viernes a última hora, pero como de costumbre, siempre surge algo que es “más importante”.

    Comentario por Alberto — marzo 28, 2010 @ 20:54 | Responder

    • Entiendo lo que comentas Alberto, pero no debería haber excusa para no llevar preparadas las reuniones… es mi opinión… A cualquier gestor le gusta que la gente de su equipo lo haga, eso hace que las reuniones sean eficaces y eficientes. A lo mejor los lunes a primera hora no son la mejor idea, lo pensaré… ;-)

      Comentario por Alberto MSH — marzo 28, 2010 @ 22:35 | Responder


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